Warum?

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gibt steuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern vor, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen in der gleichen Form gespeichert werden müssen, wie diese eingegangen beziehungsweise entstanden sind. Dies ist für den Fall vorgesehen, dass ein Betriebsprüfer alle relevanten Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung einsehen möchte. Diese Anweisungen sind seit dem 1.1.2015 im Rahmen der neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Kraft.

Heutzutage zählt das Medium E-Mail zum Standard Kommunikationskanal, über das diverse betriebliche Abläufe in Unternehmen abgebildet werden. Aus den neuen GoBD ergibt sich damit, dass auch E-Mails revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden müssen. Diese Vorgabe ist nicht sonderlich neu. Jedoch endeten am 1.1.2017 die Übergangsfristen für die Gültigkeit der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seit diesem Stichtag handeln und bewerten deutsche Finanzbehörden nach diesen Grundsätzen.

Die Konsequenz daraus ist leicht ersichtlich: E-Mail-Archivierung ist aus steuerrechtlicher Sicht für jeden Selbstständigen und Unternehmer verpflichtend.

Der inoxio PostTresor ist ein Software-as-a-Service (SaaS), der Unternehmen eine fertige und vollständige E-Mail-Archivierungslösung zur Verfügung stellt. Er erfüllt dabei alle Anforderungen der neuen GoBD. Überzeugen Sie sich von unseren und damit Ihren Vorteilen.